Mỗi buổi sáng là một khởi đầu mới, nhưng cũng giống như thư mục khởi động trên máy tính, chúng ta không muốn bị quá tải bởi hàng tá ý nghĩ lộn xộn đồng loạt xuất hiện. Việc lập kế hoạch từ đêm hôm trước mang lại lợi thế vượt trội, giúp chúng ta bắt tay vào công việc ngay lập tức mà không cần chần chừ. Đây không chỉ là một thói quen đơn thuần mà còn là một chiến lược thông minh để tối ưu hóa năng lượng tinh thần và đạt được hiệu suất cao nhất trong ngày làm việc.
Vì Sao Lập Kế Hoạch Từ Đêm Hôm Trước Giúp Tăng Động Lực Làm Việc?
Cảm giác uể oải sau khi thức dậy thường khiến não bộ chưa sẵn sàng cho việc đưa ra các quyết định quan trọng. Lập kế hoạch vào đêm hôm trước đã khai thác một thủ thuật tâm lý mạnh mẽ: những lợi ích tinh tế của giấc ngủ. Trong khi chúng ta ngủ, tiềm thức sẽ xử lý và sắp xếp các ưu tiên cho ngày hôm sau, giúp chúng ta trở nên hiệu quả hơn trong một số nhiệm vụ nhận thức. Điều này giống như một vận động viên đã vào tư thế sẵn sàng trước tiếng súng hiệu lệnh.
Thay vì loay hoay với danh sách việc cần làm trong lúc uống cà phê buổi sáng, chúng ta đã biết chính xác mình cần bắt đầu từ đâu. Điều này không cho phép não bộ có cơ hội tranh cãi về nhiệm vụ đầu tiên; mọi thứ đã được định sẵn. Sự rõ ràng giúp giảm ma sát và kích hoạt khả năng tập trung ngay lập tức.
Bạn không nhất thiết phải nhìn vào điện thoại di động hay bật máy tính, nhưng các công cụ kỹ thuật số có thể làm cho việc này trở nên dễ dàng hơn. Bản thân tôi đã thử nghiệm việc sử dụng ChatGPT để thiết lập thói quen buổi sáng, và gần đây, tôi đã chuyển đổi việc lập kế hoạch này sang buổi tối hôm trước.
Sử dụng ChatGPT làm trợ lý sắp xếp lịch trình
Thói quen này có thể giúp bạn tiết kiệm từ 15 đến 30 phút phân vân vào buổi sáng và chuyển hóa năng lượng đó thành công việc hiệu quả. Tuy nhiên, bạn không nhất thiết phải tuân theo hệ thống của tôi. Thói quen lập kế hoạch hiện tại của bạn vẫn có thể hiệu quả – chỉ cần thử nghiệm áp dụng nó vào đêm hôm trước và xem liệu có giúp ích không. Bạn cũng có thể tận dụng lợi ích của giấy bút để lập danh sách việc cần làm và tránh xa màn hình thiết bị điện tử.
Lập Kế Hoạch Buổi Sáng: Cạm Bẫy Của Sự Trì Hoãn Và Xao Nhãng
Việc lập kế hoạch vào buổi sáng thường che giấu sự trì hoãn dưới lớp vỏ của năng suất. Sức mạnh ý chí thường ở mức thấp nhất ngay sau khi thức dậy. Đối mặt với một hộp thư đến tràn ngập, tin nhắn Slack liên tục kêu bíp, hoặc một danh sách nhiệm vụ lớn, không rõ ràng sẽ tạo cảm giác choáng ngợp. Não bộ của chúng ta không còn phân biệt được ranh giới giữa thế giới thực và thế giới kỹ thuật số nữa, và vì vậy, chúng ta dễ dàng trì hoãn.
Bạn có thể tự nhủ: “Mình chỉ kiểm tra email nhanh thôi,” và đột nhiên 45 phút trôi qua chỉ để phản ứng theo lịch trình của người khác thay vì của chính bạn. Hoặc bạn bị kẹt nhìn chằm chằm vào một danh sách nhiệm vụ khó khăn và rồi lại đầu hàng trước những công việc dễ dàng hơn như sắp xếp lại màn hình máy tính.
Lập kế hoạch vào buổi sáng thường biến thành công việc mang tính phản ứng. Các thông báo và yêu cầu khẩn cấp cướp đi sự tập trung trước khi bạn kịp sắp xếp các ưu tiên của mình.
Một số công cụ kỹ thuật số mà tôi sử dụng đã làm trầm trọng thêm vấn đề này theo những cách khác nhau:
- Tsunami thông báo: Các ứng dụng email và nhắn tin như WhatsApp làm tôi choáng ngợp với hàng loạt tin nhắn chưa đọc, làm chệch hướng sự tập trung trước khi tôi có thể ngồi xuống để lập kế hoạch trong ngày.
- Bẫy danh sách vô tận: Mở một danh sách nhiệm vụ khổng lồ, không được sắp xếp trong Asana mà không có các ưu tiên rõ ràng sẽ gây ra tình trạng tê liệt.
- Tìm kiếm ngữ cảnh: Cố gắng nhớ lý do tại sao tôi thêm các nhiệm vụ hoặc nơi lưu trữ các tài liệu quan trọng.
Lập kế hoạch vào buổi tối hoạt động như một liều thuốc an thần chống lại điều này. Tôi có thể chủ động thiết lập ngày của mình, trước khi sự hỗn loạn và xao nhãng kỹ thuật số chiếm lấy.
Hướng Dẫn Chi Tiết Lập Kế Hoạch Buổi Tối Bằng Công Cụ Kỹ Thuật Số
Bắt đầu khá đơn giản. Bạn có thể sử dụng cấu trúc chung sau để xây dựng nghi thức buổi tối của riêng mình, chỉ mất từ 5 đến 10 phút. Hãy nhớ rằng, các công cụ không quan trọng bằng hệ thống hoặc thói quen mà bạn hình thành.
Bước 1: Brain Dump (Giải Tỏa Tâm Trí) & Ghi Lại
Dọn dẹp tâm trí bằng cách ghi lại bất kỳ suy nghĩ hay nhiệm vụ nào chợt xuất hiện. Bạn có thể sử dụng các ứng dụng như Apple Notes, Google Keep, hoặc Evernote để ghi chú nhanh. Nếu muốn, việc ghi lại suy nghĩ dưới dạng nhật ký giọng nói trên iPhone cũng là một thử nghiệm đáng giá để tiết kiệm thời gian.
Bước 2: Xem Xét & Ưu Tiên Nhiệm Vụ
Mở ứng dụng quản lý tác vụ chính của bạn. Đó có thể là bất kỳ ứng dụng phổ biến nào bạn yêu thích như Todoist, Microsoft To Do, hoặc TickTick.
Xem lại các ghi chú mới, danh sách nhiệm vụ của bạn và lịch trình của ngày mai. Sau đó, chọn Nhiệm vụ Quan trọng Nhất (MIT – Most Important Task) và đánh dấu rõ ràng. Tôi gọi đó là “Điểm Nhấn Hàng Ngày” của mình và phân loại nó là một việc Khẩn cấp, Đem lại sự hài lòng, hoặc Đem lại niềm vui.
Điểm Nhấn Hàng Ngày trong Google Sheets
Giới hạn các nhiệm vụ hàng ngày khác của bạn từ 3 đến 5 mục quan trọng để giảm cảm giác quá tải. Sử dụng danh sách “Để Sau” hoặc hoãn lại các nhiệm vụ ít khẩn cấp hơn.
Bước 3: Áp Dụng Time Blocking (Khoanh Vùng Thời Gian)
Sử dụng các ứng dụng lịch phổ biến như Google Calendar, Fantastical, Apple Calendar hoặc Motion. Kéo hoặc nhập các nhiệm vụ vào lịch của bạn với các khung thời gian thực tế, bao gồm cả thời gian đệm. Luôn lên lịch cho công việc, nghỉ giải lao, tập thể dục và bữa trưa. Hãy coi chúng như những cuộc hẹn quan trọng.
Sử dụng mã màu cho các nhiệm vụ để dễ dàng tham khảo nhanh (ví dụ: màu xanh lam cho công việc tập trung sâu, màu xanh lá cây cho các cuộc họp, màu cam cho nghỉ ngơi, v.v.). Nếu Time Blocking không phù hợp với bạn, hãy thử Task Batching (gom nhóm tác vụ). Tôi thường luân phiên giữa hai phương pháp này tùy theo ngày và tính chất công việc.
Bước 4: Chuẩn Bị Không Gian Làm Việc Cho Ngày Mới
Đóng các tab và ứng dụng bạn sẽ không cần vào ngày mai. Mở các tài liệu hoặc công cụ chính liên quan đến nhiệm vụ đầu tiên của bạn và lưu các liên kết trong lịch hoặc ghi chú nhiệm vụ. Nếu tôi đang viết một bài báo, tôi sẽ đánh dấu chúng vào một thư mục tạm thời có tên “Bắt đầu từ đây”.
Khi bắt đầu các nhiệm vụ quan trọng, hãy kích hoạt các Chế độ Tập trung (Focus Modes trên iOS/macOS) hoặc Digital Wellbeing/Không làm phiền (Do Not Disturb trên Android) để tắt tiếng các thông báo gây xao nhãng trong các khung giờ làm việc.
Chế độ Tập trung trên Android
Tôi đề cập đến công việc kỹ thuật số ở đây, nhưng những mẹo này áp dụng cho mọi thứ. Chẳng hạn, nếu bạn đi tập gym vào buổi sáng, hãy chuẩn bị đồ đạc từ đêm hôm trước.
Bước 5: Kiểm Tra Lại & Cam Kết Kế Hoạch
Quét qua lịch và các nhiệm vụ của bạn để đảm bảo kế hoạch của bạn tập trung và thực tế. Đóng các ứng dụng gây xao nhãng và cam kết tinh thần với công cụ năng suất tối thượng mà tất cả chúng ta đều có – chiếc đồng hồ.
Lập kế hoạch vào buổi tối không chỉ là viết một danh sách việc cần làm, đó là một thói quen chiến lược. Việc sử dụng các công cụ kỹ thuật số để ghi lại, ưu tiên, lên lịch và chuẩn bị trước khi ngủ giúp não bộ của chúng ta có đủ thời gian để hình dung ngày hôm sau. Hơn nữa, hãy nhớ rằng nếu cuộc sống có những thay đổi bất ngờ, bạn luôn có thể điều chỉnh kế hoạch một cách linh hoạt. Bạn sẽ đổi sự choáng ngợp lấy sự rõ ràng và sự căng thẳng buổi sáng lấy động lực làm việc mạnh mẽ. Hãy bắt đầu áp dụng ngay hôm nay để trải nghiệm sự khác biệt!
