Nếu bạn từng tham gia bất kỳ cuộc trò chuyện nào về bảng tính, khả năng cao bạn đã chứng kiến cuộc tranh luận bất tận giữa Excel và Google Sheets. Mỗi bên đều tin rằng mình đã chọn công cụ ưu việt hơn, nhưng có một sự thật mà không ai muốn thừa nhận: cả hai đều đúng một nửa. Việc khăng khăng chọn một công cụ và gạt bỏ công cụ kia sẽ khiến bạn bỏ lỡ những lợi ích to lớn và làm giảm hiệu quả công việc.
Sự Lựa Chọn Sai Lầm Giữa Excel và Sheets Đang Khiến Bạn Trả Giá Đắt
Mỗi công cụ được thiết kế để xuất sắc trong các tác vụ khác nhau, và nguyên tắc này hoàn toàn đúng với Excel và Google Sheets. Cố chấp chỉ sử dụng một công cụ khi thực tế bạn cần cả hai sẽ làm tiêu tốn thời gian, hạn chế tiềm năng và khiến công việc của bạn trở nên khó khăn hơn rất nhiều.
Hãy tưởng tượng bạn đang cố gắng chạy một mô hình tài chính khổng lồ với hàng nghìn dòng dữ liệu trong Google Sheets. Thay vì chỉ mất 30 phút, công việc này biến thành cơn ác mộng kéo dài ba giờ đồng hồ vì cuộn trang chậm chạp và các công thức liên tục bị lỗi. Đó chính là những gì xảy ra khi bạn ép Sheets làm những điều mà Excel có thể xử lý tốt hơn. Ngược lại, có thể bạn đang cộng tác với năm đồng nghiệp trong một dự án. Bạn gửi file Excel đi, và đột nhiên mọi người đều hỏi: “Khoan, chúng ta đang dùng phiên bản nào vậy?” Vấn đề kiểm soát phiên bản và đồng bộ dữ liệu sẽ trở thành rào cản lớn cho quy trình làm việc nhóm.
Biểu đồ tương quan ngân sách quảng cáo truyền hình trong Excel
Tất nhiên, Google Sheets hoàn toàn miễn phí, nhưng cái “miễn phí” này có thể trở nên đắt đỏ khi bạn phải chi trả cho phần mềm bổ sung, chi phí đào tạo, hoặc tệ hơn cả là chi phí cơ hội từ hàng giờ đồng hồ lãng phí vật lộn với một công cụ không thực sự phù hợp với mục tiêu của bạn. Ngoài chi phí, còn có yếu tố bảo mật. Đôi khi, bạn cần giữ dữ liệu nhạy cảm hoàn toàn bên ngoài môi trường đám mây, và Excel rõ ràng là lựa chọn hàng đầu trong trường hợp này.
Khả năng thành thạo Excel không chỉ là một kỹ năng nên có. Hầu hết các vị trí trong lĩnh vực tài chính, tư vấn và phân tích dữ liệu đều yêu cầu bạn phải am hiểu các tính năng nâng cao của Excel. Nếu bỏ qua, bạn đang tự giới hạn cơ hội nghề nghiệp của mình. Tuy nhiên, việc xem nhẹ Google Sheets cũng tiềm ẩn rủi ro tương tự. Trong môi trường làm việc hiện đại, khả năng cộng tác linh hoạt và truy cập từ mọi nơi của Sheets ngày càng trở nên quan trọng.
Excel – Vô Đối Cho Các Tác Vụ Nặng, Độ Chính Xác Cao
Khi bạn cần xử lý các con số nghiêm túc, Excel vẫn là nhà vô địch không thể tranh cãi. Danh tiếng của nó như một tiêu chuẩn ngành không chỉ là chiêu trò marketing; Excel thực sự được xây dựng cho những công việc đòi hỏi khối lượng lớn mà các công cụ khác sẽ phải “bó tay”.
Mô Hình Dữ Liệu Nâng Cao và Phân Tích Chuyên Sâu
Trong lĩnh vực mô hình dữ liệu nâng cao, Excel dẫn đầu rõ rệt. Tính năng Power Pivot trong Excel cho phép bạn xây dựng các mô hình dữ liệu mạnh mẽ, định nghĩa mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu khổng lồ và sử dụng các công thức Data Analysis Expressions (DAX) để thực hiện các phép tính phức tạp. Bạn có thể phân tích và “cắt lát” dữ liệu đa chiều trực tiếp trong các Pivot Table ở quy mô mà Google Sheets sẽ phải “đầu hàng”. Nếu bạn đang làm việc với các mô hình tài chính hoặc các tập dữ liệu phức tạp, đây là những công cụ thiết yếu mà gần như không thể tái tạo ở bất kỳ nơi nào khác.
Hướng dẫn tạo Pivot Table để phân tích dữ liệu lớn trong Excel
Tự Động Hóa Mạnh Mẽ Với VBA Macros
Tiếp theo là khả năng tự động hóa. Macro VBA của Excel có thể biến các quy trình làm việc nhiều bước, nhàm chán thành các thao tác chỉ với một cú nhấp chuột. Bạn có thể loại bỏ lỗi do con người và làm cho các quy trình phức tạp trở nên dễ tiếp cận với bất kỳ ai trong nhóm của bạn, ngay cả những người không biết lập trình. Google Sheets có Apps Script, đúng vậy, nhưng nó không mang lại sức mạnh tự động hóa liền mạch tương tự, đặc biệt khi bạn cần kết nối môi trường máy tính để bàn và đám mây. Excel cho phép tương tác sâu hơn với hệ điều hành và các ứng dụng khác trên máy tính.
Xử Lý Tập Dữ Liệu Lớn và Hiệu Suất Vượt Trội
Ngay cả các tính năng cơ bản của Excel cũng được thiết kế để xử lý quy mô lớn. Các Pivot Table của nó xử lý các tập dữ liệu khổng lồ mà không gặp vấn đề, cung cấp các tùy chọn nhóm và tính toán nâng cao vẫn nhanh như chớp khi Google Sheets sẽ bắt đầu “bò”. Khi bạn đạt đến vài nghìn dòng dữ liệu, Sheets thường trở nên chậm chạp và không đáng tin cậy (đúng lúc bạn cần hiệu suất nhất). Khả năng tính toán của Excel được tối ưu hóa cho máy tính cục bộ, mang lại hiệu suất vượt trội cho các tập dữ liệu đồ sộ.
Khả Năng Trực Quan Hóa Dữ Liệu Chuyên Nghiệp
Khả năng tạo biểu đồ của Excel cũng ở một đẳng cấp khác. Mặc dù Sheets có thể tạo ra các biểu đồ khá tốt, nhưng công cụ trực quan hóa của Excel tạo ra các sản phẩm chất lượng chuyên nghiệp với độ tùy chỉnh và độ chính xác định dạng mà các nhóm tài chính và giám đốc điều hành thực sự muốn thấy trong các bài thuyết trình. Từ các biểu đồ phức tạp đến đồ thị tương tác, Excel cung cấp một bộ công cụ phong phú để biến dữ liệu thô thành những thông tin chi tiết dễ hiểu và thuyết phục.
Google Sheets – Nhà Vô Địch Về Khả Năng Cộng Tác
Khi Google xây dựng Sheets, họ đã hình dung lại hoàn toàn một bảng tính có thể như thế nào trong kỷ nguyên Internet – nền tảng đám mây, miễn phí và có thể truy cập ở bất cứ đâu bạn có kết nối mạng với khả năng cộng tác thời gian thực. Họ không chỉ cố gắng sao chép Excel với các tính năng chia sẻ tốt hơn.
Tính năng ngắt dòng tự động (Text Wrap) trong Microsoft Excel giúp trình bày bảng tính gọn gàng
Kiến Trúc Đám Mây và Cộng Tác Thời Gian Thực Liền Mạch
Excel được tạo ra để một người dùng làm việc trên một máy tính. Các tính năng cộng tác của nó, ngay cả với Microsoft 365 và OneDrive, vẫn có cảm giác như được “nâng cấp” thêm vào sau này, bởi vì chúng đúng là như vậy. Ngược lại, nhiều người có thể chỉnh sửa một bảng tính Google Sheets cùng lúc mà không gặp xung đột phiên bản. Bình luận được hiển thị tức thì và theo luồng. Lịch sử sửa đổi diễn ra tự động để bạn có thể xem chính xác ai đã thay đổi gì và khi nào, sau đó có thể khôi phục bất kỳ phiên bản nào trước đó chỉ với một cú nhấp chuột.
Mặc dù Excel đã bắt kịp đáng kể với tính năng đồng tác giả đám mây thông qua OneDrive và SharePoint, nhưng nó vẫn có cảm giác như tính năng cộng tác được “gắn thêm” vào một ứng dụng máy tính để bàn. Bạn cần thiết lập đúng, đào tạo và tuân thủ kỷ luật tổ chức để tránh xung đột và khóa truy cập. Google Sheets thì đơn giản là “hoạt động ngay lập tức” cho mọi người.
Tích Hợp Sâu Rộng Với Hệ Sinh Thái Google
Lợi thế tích hợp của Sheets là rất lớn. Quyền chia sẻ của Sheets đồng bộ hóa với tài khoản Google của bạn, giúp việc quản lý quyền truy cập trở nên trực quan cho các nhóm đã và đang sử dụng Gmail, Drive và Lịch. Đối với nhiều người, Sheets giống như một phần mở rộng tự nhiên của các ứng dụng họ sử dụng hàng ngày và không giống như một công cụ khác cần phải học. Ai mà không có tài khoản Google, đặc biệt nếu họ sử dụng thiết bị Android? Sự liền mạch này giúp giảm đáng kể thời gian chuyển đổi giữa các ứng dụng và tăng hiệu quả công việc.
Chỉnh Sửa Đa Thiết Bị Dễ Dàng
Bên cạnh đó, việc chỉnh sửa đa thiết bị cũng tốt hơn trên Sheets. Mặc dù các ứng dụng di động của Excel đã được cải thiện đáng kể, Google Sheets được thiết kế từ ngày đầu để hoạt động tốt như nhau trên máy tính xách tay, điện thoại hoặc máy tính bảng của bạn. Bạn có thể thực hiện các chỉnh sửa quan trọng trong lúc di chuyển, chia sẻ cập nhật nhanh từ cuộc họp với khách hàng và tiếp tục liền mạch trên máy tính để bàn. Tính linh hoạt này là chìa khóa cho môi trường làm việc di động và năng động ngày nay.
Chiến Lược Kết Hợp – Tận Dụng Sức Mạnh Của Cả Hai
Thay vì chọn một phe trong cuộc chiến bảng tính này, cách tiếp cận thông minh hơn là điều phối cả hai dựa trên những gì mỗi tình huống thực sự yêu cầu.
Mũi tên chỉ từ Google Sheets sang Excel, biểu thị khả năng chuyển đổi và tích hợp dữ liệu linh hoạt
Hãy bắt đầu với Google Sheets khi cộng tác là trọng tâm hàng đầu. Sử dụng nó cho các buổi họp động não, thu thập yêu cầu, theo dõi tiến độ hoặc bất kỳ tài liệu chia sẻ nào yêu cầu cập nhật liên tục từ nhiều người. Nhưng khi đến lúc đi sâu vào các con số, hãy khởi động Excel. Mô hình tài chính, phân tích thống kê, tính toán kỹ thuật hoặc xử lý các tập dữ liệu lớn, phức tạp là nơi sức mạnh tính toán của Excel phát huy.
Trình chỉnh sửa biểu đồ trực quan trong Google Sheets, hỗ trợ tạo đồ thị nhanh chóng để cộng tác
Điều tuyệt vời là sau khi hoàn thành phân tích chuyên sâu, bạn có thể mang những thông tin chi tiết đó trở lại Google Sheets. Bằng cách này, bạn sẽ không cần mọi người trong nhóm đều phải có gói đăng ký Microsoft 365 đầy đủ. Thường thì, chỉ cần một người – chuyên gia Excel – có gói Microsoft 365 cơ bản nhất bao gồm Excel cho web là đủ. Mặc dù phiên bản web có một số giới hạn so với ứng dụng máy tính để bàn, nhưng nó đủ mạnh cho hầu hết các tác vụ phân tích. Họ có thể xử lý mô hình nâng cao và sau đó chia sẻ kết quả đơn giản hóa trở lại Google Sheets để mọi người cùng cộng tác tự do.
Chiến lược sử dụng hai công cụ này cũng giúp quy trình làm việc của bạn “chống lại thời gian”. Google Sheets liên tục mở rộng khả năng phân tích và tích hợp với các công cụ dữ liệu nghiêm túc như BigQuery. Trong khi đó, Excel tiếp tục đầu tư vào tính năng đồng tác giả thời gian thực, tích hợp đám mây và khả năng truy cập di động. Bằng cách thông thạo cả hai, bạn tự đặt mình vào vị trí để nắm bắt những đổi mới tốt nhất từ cả hai phía.
Dễ Dàng Di Chuyển Dữ Liệu Giữa Excel và Google Sheets
Mối lo ngại lớn nhất khi sử dụng cả Excel và Google Sheets là bị mắc kẹt trong các “hầm dữ liệu” riêng biệt. Nhưng việc di chuyển dữ liệu giữa chúng dễ dàng hơn bạn nghĩ rất nhiều.
Chuyển Đổi Trực Tiếp Qua Google Drive và Tải Xuống
Hãy bắt đầu với cách tiếp cận đơn giản nhất, cũng là cách tôi thường sử dụng nhiều nhất. Tải tệp Excel lên Google Drive, và bạn có thể chuyển đổi nó sang định dạng Google Sheets ngay tại đó. Hầu hết định dạng và công thức của bạn sẽ được giữ nguyên tự động. Việc quay lại cũng liền mạch không kém. Bạn chỉ cần tải xuống bất kỳ Google Sheet nào dưới dạng tệp Excel (.xlsx) trực tiếp từ menu Tệp để có thể mở nó bằng Excel.
Các tùy chọn tải xuống file trong Google Sheets, bao gồm định dạng Excel (.xlsx)
Tất nhiên, một số tính năng nâng cao không “sống sót” hoàn hảo sau chuyến đi. Các macro VBA phức tạp, một số loại biểu đồ hoặc mô hình Power Pivot có thể không chuyển đổi sạch sẽ. Tương tự, các yếu tố đặc trưng của Google Sheets như Apps Script hoặc một số công thức tùy chỉnh sẽ không hoạt động hoàn toàn trong Excel. Thật tốt khi nhận thức được những giới hạn đó ngay từ đầu, nhưng đối với hầu hết công việc hàng ngày, việc chuyển đổi hoạt động rất hiệu quả.
Sử Dụng Định Dạng CSV (Ít dùng nhưng khả thi)
Để tương thích tối đa, bạn có thể xem xét sử dụng CSV, mặc dù đây không phải là một lựa chọn tôi thực sự sử dụng. Cả Excel và Google Sheets đều hỗ trợ tệp CSV (Comma-Separated Values). CSV loại bỏ tất cả các định dạng và chỉ trình bày dữ liệu thô dưới dạng bảng. Nó hoàn hảo khi bạn muốn một cách sạch sẽ, đáng tin cậy để luân chuyển dữ liệu giữa hai công cụ. Chỉ cần nhớ rằng CSV không lưu trữ công thức hoặc định dạng, vì vậy bạn sẽ cần kiểm tra kỹ các thứ như dấu phân cách và ký tự đặc biệt trong quá trình nhập.
Tận Dụng Lưu Trữ Đám Mây và Power Query
Lưu trữ đám mây cũng có thể giúp ích. Bạn có thể xem (và chỉnh sửa nhẹ) một tệp Excel nằm trong Google Drive mà không cần chuyển đổi hoàn toàn. Trong khi đó, các tệp trong OneDrive mở mượt mà trong Excel Online từ bất kỳ trình duyệt nào. Điều này mang lại cho bạn sự linh hoạt để bắt đầu công việc trên điện thoại trong Sheets, tiếp tục trên máy tính xách tay trong Excel và chia sẻ kết quả cuối cùng trở lại thông qua Sheets. Nếu bạn muốn một cái gì đó liền mạch hơn nữa, Power Query của Excel hỗ trợ kết nối trực tiếp với Google Sheets. Điều này có nghĩa là bạn có thể lấy dữ liệu trực tiếp từ Google Sheet thẳng vào Excel mà không cần xuất hoặc nhập tệp thủ công.
Tự Động Hóa Với Các Công Cụ Bên Thứ Ba (Zapier, Make)
Nếu nhóm của bạn liên tục di chuyển dữ liệu giữa các nền tảng, các công cụ như Zapier hoặc Make có thể xử lý phần lớn công việc nặng nhọc một cách tự động. Thiết lập một quy trình làm việc trong đó các cập nhật cho một Google Sheet cộng tác sẽ kích hoạt cập nhật cho tệp phân tích Excel chính của bạn, hoặc ngược lại. Điều này có thể là “quá mức cần thiết” cho việc sử dụng thỉnh thoảng, nhưng nếu bạn thực hiện công việc này hàng tuần, tự động hóa sẽ nhanh chóng mang lại lợi ích xứng đáng.
Tương lai không thuộc về người dùng Excel hay người dùng Google Sheets. Nó thuộc về những người nhận ra rằng, mặc dù chúng có vẻ giống nhau, nhưng mỗi công cụ đều có những thế mạnh độc đáo tỏa sáng trong những tình huống khác nhau. Trong khi những người khác lãng phí thời gian trong các cuộc chiến bảng tính, bạn sẽ bận rộn giải quyết vấn đề và mang lại kết quả. Đó là một vị trí rất tốt để phát triển sự nghiệp. Để tìm hiểu thêm các mẹo và thủ thuật hữu ích về công nghệ và tối ưu hóa công việc, hãy truy cập các bài viết khác trên sotaycongnghe.net hoặc để lại bình luận bên dưới để chia sẻ kinh nghiệm của bạn!
