Bạn không cần phải làm đầy chiếc iPhone hay Mac của mình với thêm một ứng dụng quản lý công việc nào nữa. Công cụ quản lý to-do list tốt nhất đã được tích hợp sẵn trong hệ sinh thái của Apple – nó mạnh mẽ, hoàn toàn miễn phí và đồng bộ hóa dễ dàng trên mọi thiết bị của bạn. Vâng, chúng tôi đang nói về Apple Reminders (Lời nhắc) – một giải pháp toàn diện mà nhiều người dùng Apple có thể đang bỏ lỡ.
1. Tích Hợp Liền Mạch Với Siri – Nắm Bắt Ý Tưởng Tức Thì
Ý tưởng và các công việc cần làm thường xuất hiện trong đầu bạn vào những thời điểm không tiện lợi nhất – khi bạn đang lái xe, đang tập luyện nửa chừng hoặc thậm chí là đang tắm. Trong những khoảnh khắc này, việc dừng lại để gõ ghi chú không phải lúc nào cũng thực tế. Một trong những lợi thế nổi bật của việc sử dụng Reminders là khả năng tích hợp liền mạch với Siri, trợ lý giọng nói của Apple.
Sử dụng Siri là một trong những cách hiệu quả nhất để ghi lại nhanh các công việc trên Mac và iPhone. Thay vì phải mở ứng dụng Reminders và nhập tác vụ, bạn chỉ cần nói:
- “Hey Siri, nhắc tôi gọi cho John vào 3 giờ chiều ngày mai.”
- “Hey Siri, thêm ‘Mua trứng’ vào danh sách Mua sắm của tôi.”
- “Siri, nhắc tôi lên lịch họp vào thứ Sáu lúc 10 giờ sáng.”
Siri sẽ ngay lập tức tạo một lời nhắc với các chi tiết chính xác, giúp bạn tiết kiệm thời gian và giữ đôi tay rảnh rỗi cho bất cứ việc gì bạn đang làm.
Siri đang tạo lời nhắc nhanh cho người dùng Apple
2. Đồng Bộ Hóa Đa Thiết Bị – Không Bỏ Lỡ Bất Cứ Điều Gì
Một trong những lý do thuyết phục nhất để sử dụng Apple Reminders làm công cụ quản lý tác vụ chính của bạn chính là khả năng đồng bộ hóa hoàn hảo giữa các thiết bị. Chỉ cần kết nối các thiết bị của bạn bằng cùng một Apple ID, mọi tác vụ bạn tạo, chỉnh sửa hoặc hoàn thành đều sẽ được cập nhật tức thì trên tất cả các thiết bị. Ví dụ:
- Thêm một tác vụ trên Mac trong giờ làm việc, và nó sẽ chờ đợi bạn trên iPhone khi bạn đang di chuyển.
- Đặt một lời nhắc bằng Apple Watch, và nó sẽ đồng bộ với iPad của bạn.
- Đánh dấu một tác vụ đã hoàn thành trên iPhone, và nó sẽ hiển thị đã hoàn thành trên Mac của bạn.
Mức độ tích hợp này giúp bạn dễ dàng duy trì sự sắp xếp gọn gàng, dù bạn đang ngồi tại bàn làm việc hay đang trên đường đi lại.
3. Kết Nối Vượt Trội Với Các Ứng Dụng Apple Khác – Tối Ưu Quy Trình Làm Việc
Nếu bạn đang vật lộn với một hệ thống năng suất rời rạc – phải loay hoay với nhiều công cụ của bên thứ ba để quản lý tác vụ, lịch hẹn và ghi chú – đã đến lúc chuyển sang một cách tiếp cận đơn giản và gắn kết hơn. Bằng cách sử dụng các ứng dụng gốc của Apple cùng nhau, bạn có thể tạo ra một quy trình làm việc liền mạch giúp tiết kiệm thời gian đáng kể.
Khi trải nghiệm chỉ sử dụng các ứng dụng Apple cho công việc, chúng tôi đã rất ngạc nhiên về mức độ hoạt động hiệu quả của chúng khi kết hợp với nhau. Ví dụ:
- Chúng tôi thường sử dụng ứng dụng Ghi chú (Notes) để lên ý tưởng bài viết hoặc phác thảo dàn ý. Với khả năng tích hợp Reminders, bạn có thể tạo ngay lập tức một tác vụ trực tiếp từ một ghi chú.
- Bất cứ khi nào tìm thấy một bài viết thú vị trên Safari nhưng không có thời gian đọc ngay, tất cả những gì cần làm là chia sẻ liên kết Safari đó vào Reminders.
- Nếu một email cần được theo dõi, bạn chỉ cần kéo nó từ ứng dụng Mail vào Reminders để tạo một tác vụ có kèm liên kết đến email đó.
Khi sử dụng các ứng dụng tích hợp sẵn của Apple cùng nhau, mọi thứ đều được đồng bộ, hoạt động dễ dàng trên các thiết bị và giữ cho quy trình làm việc của bạn mượt mà, không bị gián đoạn.
Giao diện chia sẻ liên kết Safari vào Reminders, minh họa tích hợp ứng dụng Apple
4. Tổ Chức Công Việc Linh Hoạt Và Tiện Lợi – Sắp Xếp Mọi Thứ Theo Cách Của Bạn
Apple Reminders mang đến một giải pháp đơn giản và tiện lợi để phân loại mọi loại tác vụ. Reminders cung cấp các danh sách cơ bản, nhưng bạn có thể nâng cao khả năng tổ chức bằng cách sử dụng các phần (Sections), danh sách thông minh (Smart Lists) và thậm chí là chế độ xem kiểu Kanban trực quan.
Một cách tuyệt vời để bắt đầu là thiết lập một danh sách Hộp thư đến (Inbox) để nhanh chóng ghi lại các tác vụ trước khi sắp xếp chúng vào các danh mục như Công việc, Du lịch hoặc Học tập. Trong các danh sách này, bạn có thể sử dụng Các phần để chia nhỏ các dự án thành các bước nhỏ hơn – ví dụ, trong danh sách Công việc, bạn có thể tạo một phần cho Chiến dịch Marketing hoặc Ra mắt ứng dụng, mỗi phần có bộ nhiệm vụ con riêng.
Nếu danh sách của bạn bắt đầu cảm thấy lộn xộn, hãy chuyển sang chế độ xem cột kiểu Kanban để hình dung các tác vụ của bạn trong một định dạng kéo và thả gọn gàng.
Chế độ xem cột (Kanban) trong ứng dụng Reminders, giúp tổ chức công việc trực quan
5. Nhắc Nhở Dựa Trên Vị Trí – Nhắc Đúng Nơi, Đúng Lúc
Apple Reminders không chỉ dừng lại ở các cảnh báo dựa trên thời gian đơn giản mà còn cho phép bạn đặt lời nhắc dựa trên vị trí, tự động kích hoạt khi bạn đến hoặc rời khỏi một địa điểm cụ thể. Điều này có thể cực kỳ hữu ích cho các tác vụ gắn liền với một địa điểm thay vì một thời gian cụ thể.
Cho dù bạn đang rời nhà hay đến văn phòng, những lời nhắc dựa trên vị trí này sẽ nhắc nhở bạn đúng lúc, đúng chỗ. Chẳng hạn, bạn có thể đặt lời nhắc lấy đồ giặt khi rời khỏi nhà, tưới cây khi về đến nhà, hoặc thậm chí nhắc nhở bản thân về các tác vụ đã giao phó khi bạn đến văn phòng.
Dưới đây là cách đặt lời nhắc dựa trên vị trí trên Mac của bạn:
- Mở Reminders để tạo một lời nhắc mới.
- Nhấn vào biểu tượng thông tin (i) và bật Tại một địa điểm (At a Location) để thêm vị trí.
- Chọn xem lời nhắc sẽ được kích hoạt khi Đến (Arriving) hay Rời khỏi (Leaving) địa điểm đó.
Cài đặt lời nhắc dựa trên vị trí trong Apple Reminders trên máy Mac
Apple Reminders không chỉ là một ứng dụng ghi chú đơn giản – nó là một công cụ quản lý tác vụ hoàn chỉnh, miễn phí và được tích hợp sâu vào iPhone, Mac cũng như các thiết bị Apple khác của bạn. Nếu bạn đang bỏ qua Reminders hoặc vẫn dựa vào các ứng dụng bên thứ ba phức tạp, đã đến lúc bạn nên thử khám phá sức mạnh tiềm ẩn của nó. Hãy tận dụng tối đa những gì hệ sinh thái Apple đã cung cấp để tối ưu hóa năng suất của bạn ngay hôm nay!
