Trong thế giới công nghệ phát triển nhanh chóng, “năng suất” luôn là một từ khóa được săn đón, và hàng loạt “thủ thuật năng suất” đã ra đời với lời hứa biến chúng ta thành những cỗ máy làm việc hiệu quả. Từ kỹ thuật Pomodoro đến Ma trận Eisenhower, những phương pháp này đã tạo nên một làn sóng hâm mộ lớn. Tuy nhiên, sau nhiều năm tự mình thử nghiệm và áp dụng các chiến lược này vào công việc hàng ngày, đặc biệt là với vai trò biên tập viên tại sotaycongnghe.net, chúng tôi nhận thấy rằng không phải tất cả các phương pháp năng suất phổ biến đều phù hợp với mọi người. Thậm chí, một số còn có thể gây phản tác dụng, dẫn đến căng thẳng và giảm hiệu quả. Bài viết này sẽ đi sâu phân tích những “lầm tưởng” phổ biến và chia sẻ góc nhìn thực tế về lý do tại sao một số phương pháp năng suất lại không hiệu quả như kỳ vọng.
1. Time-Blocking và Timeboxing: Giới Hạn Sự Linh Hoạt?
Là một trong những kỹ thuật quản lý thời gian được nhắc đến nhiều nhất, Time-Blocking (chặn thời gian) là phương pháp đầu tiên tôi thử nghiệm. Ý tưởng là phân bổ những khoảng thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ trên lịch trình của bạn. Tuy nhiên, đối với một lịch trình biến động, tôi nhanh chóng nhận ra vô số nhược điểm của việc duy trì một thói quen quá cứng nhắc. Việc liên tục cảm thấy bị choáng ngợp và phụ thuộc vào một ngày “hoàn hảo” là những vấn đề lớn nhất. Nếu kế hoạch bị lệch chỉ vài phút, nó sẽ tự động gây ra sự tồn đọng, kéo theo căng thẳng và áp lực.
Giao diện lập lịch và tùy chỉnh cuộc họp, minh họa việc quản lý thời gian với Time-Blocking
Sau đó, tôi chuyển sang Timeboxing. Phương pháp này tương tự Time-Blocking nhưng thay vì chặn thời gian cho các nhiệm vụ cụ thể, bạn phân bổ thời gian cho một loại công việc nhất định. Ví dụ, tôi dành thời gian cho công việc freelance nói chung thay vì một dự án cụ thể của khách hàng. Mặc dù có phần linh hoạt hơn, tôi vẫn không thích cảm giác bị bó buộc. Giờ đây, dù vẫn làm việc với số giờ tương đối cố định mỗi ngày, nhưng lịch trình của tôi linh hoạt hơn nhiều. Kết quả là tôi hoàn thành được nhiều việc hơn và cũng cảm thấy hài lòng hơn.
2. Kỹ Thuật Pomodoro: 25 Phút Liệu Có Đủ Sâu?
Kỹ thuật Pomodoro thường yêu cầu làm việc trong 25 phút rồi nghỉ giải lao. Tôi cần phải có những khoảng nghỉ giữa giờ làm việc vì thói quen nhìn màn hình liên tục trong sáu giờ đã khiến tôi cảm thấy kiệt sức. Tuy nhiên, kỹ thuật Pomodoro không hiệu quả với tôi theo cách thông thường. Vấn đề chính là 25 phút theo ý kiến cá nhân tôi không đủ để hoàn thành một công việc có ý nghĩa. Đến lúc đó, tôi mới bắt đầu nắm bắt được nhịp điệu của nhiệm vụ. Việc dừng-nghỉ liên tục khiến tôi cảm thấy bực bội và mất tập trung.
Để khắc phục nhược điểm của kỹ thuật Pomodoro, tôi thay đổi bằng cách nghỉ giải lao sau mỗi giờ (hoặc sau khi viết được 1.000 từ). Nếu bạn muốn thử phương pháp này, tôi khuyên bạn nên tăng thời gian làm việc – đặc biệt nếu bạn dễ bị trì hoãn.
3. Xây Dựng “Bộ Não Thứ Hai” (Building a Second Brain): Phức Tạp Hơn Cần Thiết?
Cách đây vài năm, khi tôi đang trong giai đoạn ám ảnh về năng suất, tôi đã tìm thấy cuốn sách “Building a Second Brain” của Tiago Forte. Mặc dù tôi rất thích những lời khuyên của Forte trên YouTube, nhưng phương pháp xây dựng bộ não thứ hai lại không phù hợp với tôi. Thay vì đơn giản hóa cuộc sống, tôi cảm thấy bị choáng ngợp và thậm chí không thể hoàn thành cuốn sách.
Tôi cũng đã thử một số ứng dụng để xây dựng bộ não thứ hai, nhưng điều này không giúp ích. Ngay sau đó, tôi tình cờ thấy meme “Just Use Apple Notes” (chỉ cần dùng Apple Notes) – điều này đã tóm tắt khá chính xác cảm giác của tôi lúc đó. Thành thật mà nói, tôi nghĩ rằng xây dựng bộ não thứ hai là một ý tưởng tuyệt vời nếu bạn là nhà nghiên cứu hoặc làm việc trong lĩnh vực học thuật. Tuy nhiên, tôi không nghĩ rằng nhu cầu cá nhân của mình đòi hỏi một hệ thống quá phức tạp như vậy.
4. “Ăn Con Ếch” (Eating the Frog): Khi Nhiệm Vụ Khó Không Phải Lúc Nào Cũng Là Ưu Tiên?
“Ăn con ếch” là khi bạn hoàn thành nhiệm vụ khó khăn nhất trong ngày đầu tiên. Ý tưởng là sau khi hoàn thành việc mà bạn không thích nhất, phần còn lại của ngày sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều. Tôi đã từng luôn cố gắng “ăn con ếch”, nhưng phương pháp này chỉ hiệu quả khoảng một nửa thời gian.
Tôi đã dành thời gian để suy nghĩ tại sao lại như vậy, và tôi nhận ra rằng “ăn con ếch” chỉ hiệu quả nếu đó là một dự án cá nhân hoặc một việc tôi thích làm. Tuy nhiên, nếu tôi không thích một nhiệm vụ nào đó, tôi thấy tốt hơn là nên hoàn thành một việc khác trước và gạch nó khỏi danh sách việc cần làm của mình. Sau đó, tôi có thể tập trung vào nhiệm vụ khó hơn mà không bị phân tâm. Việc trở nên tối giản hơn và chỉ thực hiện các nhiệm vụ thực sự mang lại giá trị đã giúp tôi không cần đến kỹ thuật này. Ví dụ, tôi chỉ kiểm tra email hai lần mỗi ngày. Hơn nữa, tôi cố ý đặt ít việc hơn vào danh sách việc cần làm của mình; nếu mỗi giờ đều bị lấp đầy, tôi sẽ nhanh chóng bị kiệt sức.
5. Ma Trận Eisenhower: Đâu Là Ranh Giới Giữa Phân Loại và Trì Hoãn?
Bạn có thể chuẩn bị danh sách việc cần làm bằng Ma trận Eisenhower bằng cách chia nhiệm vụ thành bốn phần: Làm ngay, Làm sau, Giao phó, và Loại bỏ. Mặc dù khái niệm này rất tuyệt vời, nhưng tôi đã dành quá nhiều thời gian để “ám ảnh” về việc nhiệm vụ nên được đặt vào đâu, và kết quả là hoàn thành được rất ít việc. Đối với tôi, đó chỉ là một cách khác để trì hoãn.
Cài đặt ưu tiên nhiệm vụ trong ứng dụng Todoist, minh họa việc sắp xếp công việc theo Ma trận Eisenhower
Cũng giống như “ăn con ếch”, tôi thấy dễ dàng hơn khi xác định các nhiệm vụ nhất quán giúp tôi đạt được mục tiêu của mình. Ví dụ, đối với một freelancer, những việc mang lại giá trị là viết, chỉnh sửa, gửi ý tưởng và xây dựng mối quan hệ. Mọi thứ khác đều là “có thì tốt” chứ không phải là sự cần thiết.
6. Lập Kế Hoạch Cả Tuần: Thiếu Linh Hoạt Trong Thế Giới Biến Động?
Đã có một thời gian tôi lập kế hoạch cho toàn bộ danh sách việc cần làm của mình trong cả tuần. Mặc dù tôi nghĩ điều này sẽ giúp tôi tập trung tốt hơn, nhưng trên thực tế, tôi không thể tập trung hơn chút nào. Hơn nữa, tôi nhận thấy rằng việc lập kế hoạch cả tuần đồng nghĩa với việc tôi không thể thích nghi với các tình huống thay đổi.
Điện thoại và sổ ghi chú với danh sách công việc, minh họa việc lập kế hoạch to-do list cho cả tuần
Vì tôi là một freelancer, lịch trình hàng ngày của tôi không phải lúc nào cũng giống nhau. Hơn nữa, tôi có thể cần phản ứng nhanh với một câu chuyện nào đó trong thời gian ngắn. Cả hai điều này đều khiến tôi cảm thấy căng thẳng suốt thời gian. Tôi cần nhấn mạnh rằng tôi chắc chắn thấy lợi ích của việc lập kế hoạch cả tuần nếu bạn là sinh viên hoặc nhân viên. Nó cũng tốt nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp với các nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Tuy nhiên, bạn cần phải tự quyết định xem mình có thuộc các nhóm đó hay không và sau đó thử nghiệm để xem liệu bạn có thực sự hưởng lợi hay không.
7. Kỹ Thuật Triage: Đơn Giản Hóa Hay Phức Tạp Hóa?
Kỹ thuật Triage khá giống với Ma trận Eisenhower; bạn ưu tiên các nhiệm vụ với mục đích tập trung vào những gì quan trọng và tiết kiệm thời gian. Nhưng mặc dù tôi nghĩ nó có thể hiệu quả với một số người, nó lại không giúp ích gì nhiều cho cuộc sống hàng ngày của tôi. Một lần nữa, chiến thuật này chỉ là một hình thức trì hoãn. Tôi đã “ám ảnh” với năng suất đủ lâu để biết mình nên làm gì và không nên làm gì. Tất cả những gì Kỹ thuật Triage làm là khiến mọi thứ trở nên khó hiểu hơn và không giúp tôi tiết kiệm thời gian.
Nếu tôi cần ưu tiên một nhiệm vụ, tôi chỉ cần đánh dấu nó là khẩn cấp trên danh sách việc cần làm bằng giấy của mình. Trước đây, tôi cũng đã thêm một dấu ưu tiên trong ứng dụng to-do list của mình; nhiều công cụ như TickTick và Todoist cho phép bạn làm điều này.
Kết Luận: Bí Quyết Nằm Ở Sự Phù Hợp Cá Nhân
Trong cuộc hành trình tìm kiếm năng suất tối ưu, có lẽ bài học lớn nhất mà sotaycongnghe.net rút ra là: không có một công thức chung nào phù hợp cho tất cả. Các phương pháp năng suất phổ biến dù có lý thuyết vững chắc và được nhiều người ca ngợi, nhưng sự phù hợp của chúng phụ thuộc rất nhiều vào phong cách làm việc, tính chất công việc và thậm chí là tính cách của mỗi cá nhân. Việc cố gắng ép mình vào một khuôn khổ không phù hợp có thể dẫn đến sự kiệt sức, giảm động lực và cuối cùng là phản tác dụng.
Hãy coi những thủ thuật này như những công cụ trong hộp dụng cụ của bạn. Hãy dũng cảm thử nghiệm, điều chỉnh và thậm chí là kết hợp các yếu tố từ nhiều phương pháp khác nhau để tạo ra “hệ thống năng suất” độc đáo của riêng mình. Quan trọng nhất là lắng nghe bản thân và tìm ra điều gì thực sự giúp bạn làm việc hiệu quả và duy trì sự cân bằng trong cuộc sống.
Bạn có kinh nghiệm nào với các phương pháp năng suất này không? Đâu là phương pháp bạn thấy hiệu quả nhất hoặc ít phù hợp nhất? Hãy chia sẻ suy nghĩ và kinh nghiệm của bạn trong phần bình luận bên dưới để cộng đồng Sổ Tay Công Nghệ cùng học hỏi nhé!
