Trong thế giới kỹ thuật số ngày nay, email không chỉ là phương tiện giao tiếp mà còn là kho lưu trữ khổng lồ chứa đựng thông tin quan trọng, từ tài liệu công việc, hợp đồng, hóa đơn cho đến những kỷ niệm cá nhân. Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn khá thờ ơ hoặc thực hiện việc sao lưu email một cách thiếu khoa học, tiềm ẩn nguy cơ mất mát dữ liệu không thể phục hồi. Chính tôi cũng từng rơi vào tình huống dở khóc dở cười khi suýt đánh mất một chuỗi email quan trọng chỉ vì những sai lầm tưởng chừng nhỏ nhặt. Nếu bạn đang sao lưu email một cách “lười biếng” hoặc thậm chí chưa từng sao lưu, đây là lúc cần nhìn nhận lại để tránh những rủi ro đáng tiếc có thể xảy ra.
1. Chờ Đợi Quá Lâu Giữa Các Lần Sao Lưu
Việc trì hoãn sao lưu email là một trong những sai lầm phổ biến nhất. Rất dễ để mặc định rằng email của bạn luôn an toàn trong hộp thư đến và liên tục trì hoãn việc sao lưu. Tuy nhiên, mọi thứ có thể trở nên tồi tệ bất cứ lúc nào. Chẳng hạn, bạn có thể bị khóa tài khoản Google, hoặc vô tình xóa nhầm một hoặc nhiều email và tệp đính kèm quan trọng. Bản thân tôi từng nghĩ rằng việc sao lưu hàng tháng là đủ, cho đến khi tôi đánh mất toàn bộ một chuỗi email làm việc quan trọng.
Xuất bản sao email Gmail bằng Google Takeout
May mắn thay, việc sao lưu email hàng ngày hoặc hàng tuần lại khá dễ dàng để biến thành thói quen. Các bước thực hiện sao lưu sẽ khác nhau tùy thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ email của bạn. Tuy nhiên, đối với Gmail – một trong những nhà cung cấp email phổ biến nhất, bạn có thể sử dụng Google Takeout để xuất dữ liệu của mình. Sau đó, bạn có thể lưu trữ dữ liệu này trên ổ cứng ngoài, dịch vụ đám mây hoặc một vị trí tương tự dễ dàng truy cập.
2. Chỉ Sao Lưu Chọn Lọc Các Thư Mục Quan Trọng
Việc chỉ sao lưu một số email hoặc các thư mục cụ thể có vẻ là một ý tưởng hay để tiết kiệm dung lượng, nhưng đôi khi điều này lại gây ra hậu quả không mong muốn. Những chi tiết quan trọng có thể bị bỏ sót trong các email ở những nơi bạn không nghĩ đến việc sao lưu, chẳng hạn như thư mục “Khuyến mãi” (Promotions) hoặc “Đã gửi” (Sent). Tôi đã rút ra bài học này một cách khó khăn và giờ đây tôi sao lưu mọi thứ.
Tất nhiên, chỉ bạn mới có thể quyết định dữ liệu nào đáng để sao lưu. Nhưng một nguyên tắc tôi muốn chia sẻ là nên sao lưu dữ liệu quan trọng hai lần (một lần trên đám mây và một lần cục bộ), trong khi những thứ ít quan trọng hơn chỉ cần sao lưu một lần. Bạn cũng có thể chọn sao lưu tất cả các tệp lớn của mình hai lần, vì chúng thường khó khôi phục nhất nếu bị mất. Các tệp đính kèm như hợp đồng và tài liệu nhiều trang, đặc biệt cần được ưu tiên để bạn luôn có quyền truy cập vào chúng.
Người dùng đang cầm điện thoại mở ứng dụng Gmail với biểu tượng tải xuống
3. Không Kiểm Tra Khả Năng Khôi Phục Của Bản Sao Lưu
Khi mới bắt đầu sao lưu dữ liệu, tôi không nhận ra rằng các tệp của mình đã được xuất không chính xác. Tôi cứ đinh ninh rằng mình đã tải xuống các tệp và chúng đã sẵn sàng để được sao lưu vào vị trí lưu trữ. Tôi chỉ nhận ra có điều gì đó không ổn khi cố gắng khôi phục một số email đó.
May mắn thay, tôi đã phát hiện ra lỗi này khá sớm và không làm mất bất cứ thứ gì quá quan trọng. Vì vậy, nếu bạn mới bắt đầu sao lưu email, hãy đảm bảo rằng bạn thường xuyên kiểm tra xem mình có thể khôi phục dữ liệu từ bản sao lưu hay không. Hãy mở nội dung của các tệp sao lưu và kiểm tra xem mọi thứ có tải đúng cách không và bạn có thể truy cập được tất cả dữ liệu của mình hay không.
4. Dựa Vào Một Vị Trí Sao Lưu Duy Nhất
Chỉ dựa vào một phương pháp sao lưu duy nhất là một công thức dẫn đến thảm họa. Hãy nghĩ xem: bạn sẽ làm gì nếu tất cả các bản sao lưu của bạn được lưu trữ trên máy tính xách tay và thiết bị đó đột nhiên bị hỏng hoặc mất? Đó là kiểu tình huống mà bạn không muốn gặp phải, đặc biệt là khi bạn thực sự cần truy xuất một email cũ.
Ổ cứng ngoài được cắm vào máy tính
Ngay cả những vị trí lưu trữ an toàn nhất cũng có thể gặp sự cố. Ổ cứng có thể bị hỏng, trong khi dịch vụ đám mây có thể bị tấn công. Đó là lý do tại sao tốt nhất bạn nên có bản sao lưu của mình ở ít nhất một vài nơi khác nhau. Lý tưởng nhất, bạn nên có một bản sao lưu vật lý và một bản trên dịch vụ đám mây. Mặc dù đây là điều tôi cá nhân thực hiện, bạn cũng có thể áp dụng quy tắc 3-2-1, quy tắc này về cơ bản có nghĩa là:
- Bạn tạo ba bản sao của tất cả các email và tệp đính kèm quan trọng một cách thường xuyên.
- Bạn chọn hai loại vị trí lưu trữ khác nhau để giảm thiểu khả năng mất dữ liệu do lỗi phần cứng hoặc bất kỳ sự cố tài khoản/kết nối nào.
- Cuối cùng, một bản sao dữ liệu của bạn nên được gửi đến một vị trí vật lý ở xa (offsite).
5. Bỏ Qua Việc Mã Hóa Bản Sao Lưu
Bất kỳ loại dữ liệu nào bạn sao lưu cũng nên được mã hóa để bảo vệ khỏi việc truy cập trái phép. Tôi thích giữ mọi thứ đơn giản, vì vậy tôi đã không mã hóa bản sao lưu email của mình trong một thời gian dài. Nhưng nếu bạn đang xử lý thông tin nhạy cảm, đây không phải là điều bạn nên trì hoãn. Điều này có vẻ là một bước không cần thiết, nhưng nó có thể giúp bảo vệ dữ liệu của bạn rất nhiều nếu ai đó cố gắng truy cập vào các tệp của bạn.
Nếu bạn quyết định mã hóa dữ liệu, hãy đảm bảo lưu trữ các khóa mã hóa ở một nơi an toàn và tách biệt với bản sao lưu để bạn không bị mất chúng. Hãy nhớ rằng, nếu không có khóa, dữ liệu của bạn coi như đã mất.
Biểu tượng email được mã hóa trên nền đen
Trước đây, tôi từng nghĩ rằng mình không bao giờ phải sao lưu email vì chúng an toàn trong hộp thư đến và tôi không muốn làm mọi thứ trở nên phức tạp. Chỉ khi bắt đầu sao lưu email, tôi mới nhận ra rằng việc này thực ra không hề khó. Sự an tâm khi biết rằng tôi có thể truy cập bất kỳ email hoặc tệp đính kèm nào bất cứ lúc nào là hoàn toàn xứng đáng với công sức bỏ ra. Nếu bạn đã trì hoãn việc sao lưu email, hoặc bất kỳ dữ liệu nào khác, đã đến lúc tìm hiểu các mẹo sao lưu nhanh chóng để giữ cho dữ liệu của mình luôn an toàn và trong tầm tay.
