Microsoft Office đã tồn tại và phát triển trong một thời gian rất dài, vì vậy bạn có thể nghĩ rằng không còn bất ngờ nào nữa. Tuy nhiên, có những tính năng tưởng chừng như “lối đi bí mật”, giúp tiết kiệm hàng giờ công sức chỉ với vài cú nhấp chuột. Chúng làm cho công việc trở nên dễ dàng hơn đến mức gần như cảm thấy “gian lận”. Bài viết này sẽ giúp bạn khám phá những tính năng ẩn Microsoft Office đáng kinh ngạc, từ đó tối ưu quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất đáng kể.
1. Cửa Sổ Trôi Nổi (Pop Out Panes) – Word, Excel, PowerPoint
Khi làm việc với các tài liệu dài hoặc tập dữ liệu lớn, việc có một cái nhìn rõ ràng về tài liệu luôn hữu ích. Một số công cụ trong Microsoft Office, như bảng điều khiển Editor trong Word hay Clipboard, đều có thể được di chuyển và định vị ở bất kỳ đâu trên màn hình. Đây là một trong những mẹo Microsoft Office giúp bạn tối ưu không gian làm việc.
Cách sử dụng Cửa Sổ Trôi Nổi
Bất kỳ mục menu nào có tùy chọn Move (Di chuyển) đều có thể được tách rời và đặt ở bất kỳ đâu trên màn hình Office. Ngoài việc giúp bạn có cái nhìn tốt hơn, nó còn giải phóng không gian màn hình. Bạn cũng có thể thay đổi kích thước một số bảng điều khiển bằng cách kéo đường viền.
Cửa sổ Copilot nổi trong Microsoft Word giúp tối ưu không gian làm việc
Tôi thường di chuyển và thay đổi kích thước bảng điều khiển Copilot để tạo thêm không gian cho tài liệu. Chọn mũi tên xuống trên bảng điều khiển Copilot và sử dụng mũi tên bốn chiều để di chuyển phiên bản thu nhỏ của bảng điều khiển đến bất kỳ đâu trên màn hình.
2. Điều Hướng Bằng Phím Alt (Alt Key Navigation) – Word, Excel, PowerPoint
Phím Alt là một “cánh cửa bí mật” dẫn đến các phím tắt bàn phím trong Office. Chỉ với một lần nhấn, bạn có thể truy cập bất kỳ lệnh nào trên thanh Ribbon mà không cần dùng chuột để điều hướng. Đây là một thủ thuật tin học văn phòng cực kỳ hiệu quả giúp bạn thao tác nhanh chóng hơn.
Cách sử dụng Điều Hướng Bằng Phím Alt
Nhấn Alt, và các tổ hợp chữ cái sẽ xuất hiện trên mỗi nút lệnh của thanh Ribbon. Điều này mở khóa các phím tắt bàn phím cho mọi thứ trong Office.
Alt + H mở tab Home, Alt + N truy cập Insert, và Alt + P đưa bạn đến Page Layout. Sau khi vào một tab, nhiều chữ cái hơn sẽ xuất hiện cho các chức năng cụ thể. Bạn sẽ hoàn thành các tác vụ trong vài giây thay vì phải tìm kiếm trong menu bằng chuột.
Tiếp tục gõ chuỗi ký tự hiển thị cho lệnh bạn muốn. Để thoát, nhấn Esc.
Sử dụng phím Alt để điều hướng nhanh các lệnh trên thanh Ribbon trong Microsoft Office
Khi tôi bắt đầu sử dụng các phím tắt Alt, quy trình làm việc của tôi đã tăng tốc ngay lập tức. Không còn phải nhấp chuột xung quanh thanh Ribbon nữa, và tôi cũng không cần phải ghi nhớ hàng loạt phím tắt Microsoft Office phức tạp.
Hãy nhớ, bạn có thể sử dụng các phím mũi tên trái và phải để di chuyển qua các tab Ribbon sau khi nhấn Alt.
3. Dán Đặc Biệt > Chuyển Vị (Paste Special > Transpose) – Excel, Word
Nếu bạn đã từng cần chuyển đổi hàng thành cột hoặc ngược lại, Transpose là tùy chọn bạn nên chọn. Trong Excel, thao tác này sẽ xoay hướng dữ liệu của bạn ngay lập tức. Đây là một thủ thuật Excel cực kỳ hữu ích cho việc sắp xếp dữ liệu.
Cách sử dụng Dán Đặc Biệt (> ) Chuyển Vị trong Excel
Chọn và Sao chép (Copy) vùng dữ liệu bạn muốn xoay. Nhấp chuột phải vào vị trí bạn muốn dán. Chọn Paste Special > Transpose (hoặc từ menu thả xuống Paste trên tab Home, tìm biểu tượng Transpose). Cuối cùng, nhấp OK.
Mặc dù có nhiều cách để dán văn bản trong Word, nhưng nó không có tùy chọn Transpose trực tiếp. Để khắc phục, bạn có thể dán danh sách của mình vào Excel, thực hiện chuyển vị, sau đó sao chép lại vào Word. Bất cứ khi nào tôi cần sắp xếp lại dữ liệu, Transpose luôn giúp tôi tránh được sự phiền toái.
4. Cọ Định Dạng (Format Painter) – Word, Excel, PowerPoint
Bạn không cần phải lặp lại các bước định dạng giống nhau. Format Painter sao chép tất cả kiểu định dạng từ một vị trí và áp dụng nó ở nơi khác chỉ bằng một thao tác đơn giản. Nó có thể sao chép loại phông chữ, kích thước, màu sắc, kiểu chữ in đậm và in nghiêng, làm nổi bật văn bản, định dạng đoạn văn, và thậm chí cả đường viền ô trong Excel.
Cách sử dụng Cọ Định Dạng
Chọn văn bản hoặc đối tượng có định dạng bạn muốn. Nhấp vào biểu tượng Format Painter (biểu tượng cọ vẽ) trên tab Home. Con trỏ của bạn sẽ thay đổi thành hình cọ vẽ.
Tô sáng hoặc nhấp vào những gì bạn muốn định dạng. Để áp dụng cho nhiều đối tượng, nhấp đúp vào Format Painter, sau đó “quét” ở bất cứ đâu bạn muốn. Nhấn Esc để dừng.
Màn hình laptop MacBook Air hiển thị giao diện Microsoft Excel
Tôi thường xuyên sử dụng công cụ tối ưu hóa năng suất Microsoft Office này để tiết kiệm thời gian định dạng và giữ cho phong cách tài liệu nhất quán mà không gặp rắc rối. Chỉ một “nét cọ”, và mọi thứ đều khớp.
5. Từ Điển Đồng Nghĩa (Thesaurus) – Word, Excel, PowerPoint
Kể từ khi Microsoft ngừng hỗ trợ tính năng Smart Lookup tiện lợi, người dùng Office đã tìm kiếm một giải pháp thay thế.
Bạn có thể truy cập các từ đồng nghĩa theo hai cách: chọn một từ hoặc cụm từ, nhấp chuột phải và chọn Synonyms (Từ đồng nghĩa). Hoặc, đi đến tab Review (Xem lại) và nhấp vào Thesaurus (Từ điển đồng nghĩa). Bảng điều khiển sẽ mở ra ở phía bên phải tài liệu của bạn với các từ liên quan mà bạn có thể chèn trực tiếp vào tài liệu.
Tính năng Từ điển đồng nghĩa (Thesaurus) trong Microsoft Office giúp tìm kiếm từ phù hợp
Tính năng này đặc biệt hữu ích đối với tôi với tư cách là một người viết. Tôi có thể nhanh chóng tìm kiếm các từ tương tự và sử dụng chúng để làm cho văn phong của mình bớt đơn điệu. Đây là một tính năng ẩn Microsoft Word giúp cải thiện chất lượng văn bản.
6. Chuyển Văn Bản Thành Cột (Text to Columns) – Excel, Word
Text to Columns (Chuyển Văn bản thành Cột) biến dữ liệu lộn xộn, dính liền thành các cột riêng biệt, được tổ chức. Tính năng này rất cần thiết khi làm việc với dữ liệu nhập khẩu được đưa vào một cột duy nhất nhưng cần được chia tách dựa trên các dấu phân cách như dấu phẩy, dấu cách hoặc tab.
Cách sử dụng Chuyển Văn Bản Thành Cột trong Word & Excel
Trong Excel, chọn cột dữ liệu của bạn và đi đến Data > Text to Columns. Chọn xem dữ liệu của bạn được phân cách (bởi các ký tự cụ thể) hay có độ rộng cố định, sau đó làm theo hướng dẫn để chỉ định cách bạn muốn chia dữ liệu.
Sử dụng chức năng Text to Columns trong Microsoft Office để tách dữ liệu thành các cột riêng biệt
Word cung cấp một tính năng tương tự cho bảng biểu. Chọn văn bản của bạn, đi đến Insert > Table > Convert Text to Table, và chỉ định dấu phân cách của bạn. Điều này biến danh sách hoặc các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy thành các bảng được định dạng đúng cách ngay lập tức.
Tôi sử dụng Text to Columns bất cứ khi nào tôi nhận được dữ liệu lộn xộn. Ví dụ, tách tên đầy đủ và địa chỉ riêng biệt. Tùy chọn này nổi bật hơn trong Excel, tất nhiên. Vì vậy, nếu bạn đang làm việc với các tác vụ nặng về dữ liệu, hãy chuyển văn bản của bạn sang Excel để tiết kiệm thời gian.
7. Nhập Dữ Liệu Đa Ô (Multi-Cell Data Entry) – Excel, Word
Bạn muốn nhập cùng một giá trị vào nhiều vị trí cùng một lúc? Excel có một mẹo tiện lợi giúp tiết kiệm một lượng thời gian khổng lồ trong các tác vụ nhập dữ liệu.
Cách sử dụng Nhập Dữ Liệu Đa Ô trong Excel
Để điền cùng một dữ liệu vào nhiều ô trong Excel, trước tiên hãy chọn các ô bạn muốn (bạn có thể giữ Ctrl và nhấp để chọn các ô không liền kề). Tiếp theo, nhập dữ liệu của bạn vào ô đang hoạt động (ô cuối cùng có đường viền kép) và nhấn Ctrl + Enter. Thao tác này sẽ điền dữ liệu vào tất cả các ô đã chọn.
Nhập dữ liệu đồng thời vào nhiều ô trong Excel bằng cách chọn và nhấn Ctrl + Enter
Để điền vào bảng tính của bạn nhanh hơn, bạn có thể sử dụng Flash Fill và Auto Fill.
Dán văn bản vào nhiều ô trong bảng Word hoạt động hơi khác một chút. Chọn và sao chép văn bản; sau đó chọn các ô trống nơi bạn muốn chèn nó. Nhấn Ctrl + V hoặc nhấp Paste để điền vào các ô đã chọn.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng Clipboard để dán bất kỳ đoạn văn bản nào vào nhiều ô bằng cách chọn các ô cụ thể trước. Tôi thường sử dụng tính năng nhập dữ liệu nhanh này để đánh dấu tất cả các tác vụ đã hoàn thành hoặc điền cùng một ngày vào nhiều hàng.
8. Chuyển Giọng Nói Thành Văn Bản (Dictation) – Word, Outlook, PowerPoint
Tính năng Dictation (Đọc chính tả) đặc biệt mạnh mẽ khi soạn thảo email trong Outlook, tạo nội dung thuyết trình trong PowerPoint, hoặc viết các tài liệu dài trong Word khi việc gõ phím trở nên mệt mỏi. Và nó cũng có thể bảo vệ bạn khỏi các chấn thương do căng thẳng lặp đi lặp lại.
Cách sử dụng Chuyển Giọng Nói Thành Văn Bản
Nhấp vào biểu tượng Microphone trong tab Home hoặc nhấn Windows + H để bắt đầu đọc chính tả. Nói tự nhiên, và Office sẽ chuyển đổi lời nói của bạn thành văn bản trong thời gian thực. Bạn cũng có thể sử dụng các lệnh thoại để thêm dấu câu và định dạng, chẳng hạn như nói “chấm,” “phẩy,” hoặc “xuống dòng.” Các lệnh thoại trong công cụ Đọc chính tả Microsoft Office rất dễ nhớ.
Tính năng Dictation của Microsoft Office chuyển đổi giọng nói thành văn bản trong Word
Tính năng Dictation ngày càng được cải thiện qua mỗi phiên bản của Microsoft Office. Tính năng này hoạt động trên nhiều ứng dụng Office và hỗ trợ nhiều ngôn ngữ và giọng điệu khác nhau.
Tôi sử dụng đọc chính tả khi tôi muốn ghi lại ý tưởng của mình một cách nhanh chóng, đặc biệt là đối với các email dài hoặc bản nháp đầu tiên.
Nằm dưới nút Dictate là tùy chọn Transcribe (chỉ có trong Word). Vì nói (hoặc ghi âm bất kỳ âm thanh nào) nhanh hơn gõ phím, tôi sử dụng tính năng chuyển giọng nói thành văn bản trong Word để chuyển đổi nhật ký giọng nói của mình thành ghi chú hoặc tạo biên bản cuộc họp dễ tiếp cận. Bạn sẽ cần một gói đăng ký Microsoft 365 để sử dụng Transcribe.
Hầu hết chúng ta hiếm khi khai thác hết tiềm năng khi sử dụng Microsoft Office. Bên cạnh Excel, một công cụ mạnh mẽ theo đúng nghĩa của nó, các ứng dụng khác như Word, PowerPoint, Outlook, v.v., cũng có đủ các tính năng bị đánh giá thấp mà chúng ta thường bỏ qua. Mỗi mẹo trong bài viết này đều thân thiện với người mới bắt đầu nhưng lại mang lại hiệu quả lớn về thời gian tiết kiệm và sự bớt phiền toái. Hãy bắt đầu khám phá và ứng dụng những tính năng ẩn Microsoft Office này vào công việc hàng ngày để tăng năng suất và làm việc hiệu quả hơn!
